Como fazer uma planilha de gastos no Excel (passo a passo)

Abra uma planilha em branco e reserve a primeira linha para os títulos: Data, Descrição, Categoria, Valor e Tipo. Essas cinco colunas cobrem 95% do que você precisa. Resista à tentação de adicionar mais — coluna extra é atrito extra na hora de registrar, e atrito é o que mata planilha.

Formate a coluna Data como data (dd/mm/aaaa) e a coluna Valor como moeda (R$ #.##0,00). Na coluna Tipo, use só duas palavras: Receita ou Despesa — isso permite separar entradas de saídas nas fórmulas do passo 5.

Em uma área separada da planilha (ou numa segunda aba), liste suas categorias. Uma boa lista inicial: moradia, mercado, transporte, lazer, saúde, contas fixas, dívidas e outros.

O número importa: com categorias demais você gasta energia classificando; com categorias de menos os padrões somem dentro de “outros”. Oito é um teto que funciona para a maioria das pessoas no primeiro ano. Dá para refinar depois — planilha boa é planilha que evolui com o uso.

Uma linha por transação: a data, uma descrição curta (“mercado do mês”, “uber aeroporto”), a categoria escolhida da sua lista, o valor e o tipo. No primeiro mês, registre tudo — até o cafezinho. Os gastos invisíveis são exatamente os que você precisa enxergar.

Aqui mora o erro número um: deixar para anotar “depois”. Depois vira fim de semana, fim de semana vira semana que vem, e na terceira semana a planilha está morta. Dois minutos por dia mantêm o sistema vivo; quarenta minutos de reconstrução no domingo o matam.

Ao lado da sua lista de categorias, crie a coluna “Total gasto”. Supondo que as categorias dos lançamentos estão em C2:C200 e os valores em D2:D200, o total da categoria “Mercado” é:

=SOMASE($C$2:$C$200;"Mercado";$D$2:$D$200)

No Excel em inglês (ou no Google Sheets configurado em inglês), a mesma fórmula é =SUMIF($C$2:$C$200,"Mercado",$D$2:$D$200) — muda o nome da função e o separador (vírgula em vez de ponto e vírgula). Os cifrões ($) travam o intervalo para você poder arrastar a fórmula para as outras categorias sem quebrar as referências.

Com a coluna Tipo em E2:E200, separe entradas e saídas:

Receitas:  =SOMASE($E$2:$E$200;"Receita";$D$2:$D$200)
Despesas:  =SOMASE($E$2:$E$200;"Despesa";$D$2:$D$200)
Saldo:     =Receitas - Despesas   (ex.: =H2-H3)

Se o saldo fecha positivo, esse é o valor que você pode direcionar para reserva de emergência ou quitação de dívidas. Se fecha negativo, a planilha acabou de mostrar — com número, não com sensação — onde o mês vazou.

A regra 50/30/20 é uma régua simples: até 50% da renda líquida em gastos essenciais (moradia, mercado, transporte, saúde), até 30% em desejos (lazer, restaurantes, assinaturas) e pelo menos 20% em poupança ou pagamento de dívidas. Marque cada categoria da sua lista com uma dessas três classes e some os totais por classe (de novo, SOMASE resolve).

Com a renda líquida em uma célula (ex.: H1), as metas são =H1*0,5, =H1*0,3 e =H1*0,2. Não trate a régua como lei: em cidade cara, moradia sozinha pode passar de 40%. O valor dela é dar um ponto de comparação — sem meta, todo número parece normal.

No último dia do mês, olhe os totais por categoria e responda três perguntas: qual categoria estourou? O estouro foi escolha (viagem planejada) ou vazamento (delivery sem perceber)? O que muda no teto do mês que vem? Anote as respostas na própria planilha.

Um mês de dados é uma foto; três meses são um padrão. É na comparação — este mês contra o anterior — que a planilha deixa de ser um diário e vira uma ferramenta de decisão.